Des conseils pour bien mener une analyse SWOT

Gérer une entreprise n’est pas facile. En raison des nombreux aspects qui requièrent votre attention, vous risquez de vous perdre dans les détails et de perdre de vue la vue d’ensemble. Pour que votre entreprise reste florissante dans le temps, la seule solution est de prendre périodiquement du recul et d’envisager les choses dans une perspective plus large. Et c’est là qu’intervient l’analyse SWOT.

L’analyse SWOT vous amène à examiner le véritable potentiel de votre activité de commerce électronique. Elle vous pousse à analyser non seulement les performances actuelles de votre entreprise, mais aussi ses performances futures pour la semaine, le mois et même l’année suivante.

Qu’est-ce que l’analyse SWOT ?

Le terme “analyse SWOT” semble désigner un processus comptable compliqué. En fait, ce n’est pas le cas : ni les soustractions ni les additions ne sont nécessaires. Et pourtant, c’est une opération très utile.

Basiquement, l’analyse SWOT est une liste définitive à faire, qui vous fait réfléchir à l’avenir. Vous connaissez certainement l’état actuel de votre entreprise, mais quels seront les développements futurs ? Grâce à ce processus, il vous sera plus facile de vous en rendre compte et, surtout, d’organiser votre entreprise en conséquence.

L’analyse SWOT consiste à dresser une liste des aspects positifs et négatifs de votre entreprise de commerce électronique, tant d’un point de vue interne qu’externe.

Les forces et les faiblesses sont des facteurs internes, tandis que les opportunités et les menaces sont des facteurs externes. Si les facteurs internes sont inhérents à votre activité de commerce électronique, les facteurs externes proviennent de l’environnement environnant. De plus, les forces et les faiblesses se rapportent principalement au présent, tandis que les opportunités et les menaces se rapportent à l’avenir. D’une part ce qui se passe et d’autre part ce qui pourrait se passer.

Facteurs internes

Les forces et les faiblesses peuvent être maîtrisées. Bien que cela puisse être difficile, vous pouvez, avec le temps, influencer ces facteurs.

Facteurs extérieurs

Les opportunités et les menaces sont généralement hors de votre contrôle. Vous pouvez essayer de les prévoir ou de créer les conditions d’un changement favorable, mais en fin de compte, ce n’est pas à vous de décider.

Qui devrait effectuer une analyse SWOT ?

En bref, tout le monde !!! Tant les propriétaires de nouvelles entreprises de commerce électronique que les propriétaires d’entreprises existantes, devrait effectuer une analyse SWOT.

Si vous débutez ou si vous en êtes encore au stade de la planification, effectuer une analyse SWOT peut vous donner un avantage concurrentiel. Il vous fournit des données utiles pour l’analyse du seuil de rentabilité, vous donnant une image plus réaliste des perspectives d’avenir. Si vous recherchez un financement, vous devez inclure dans votre plan d’affaires une analyse SWOT et une analyse du seuil de rentabilité.

Pour les entreprises en phase de démarrage, la fréquence recommandée pour la réalisation d’une analyse SWOT est annuelle. Considérez cette analyse comme une évaluation périodique de la situation de votre entreprise. Il vous permettra d’éviter les goulets d’étranglement, d’anticiper les problèmes, de travailler sur les changements ou améliorations nécessaires et de prendre des décisions plus prospectives tout au long de l’année. En pratique, la réalisation d’une analyse SWOT annuelle vous évitera de perdre le contact avec votre entreprise, vos clients et votre secteur d’activité.

Comment réaliser une analyse SWOT

Une analyse SWOT n’est absolument pas scientifique. Il n’existe aucun moyen de mesurer son exactitude ou sa fiabilité. Elle repose plutôt entièrement sur la capacité d’observer et de sentir les facteurs internes et externes qui peuvent affecter votre activité. Plus encore que la capacité de faire des prévisions précises, il faut savoir ce qu’il faut planifier.

ÉTAPE 1. Créer la bonne équipe

Les décisions commerciales importantes doivent généralement être prises par le propriétaire de l’entreprise ou les employés exerçant des fonctions de direction. Mais lorsqu’il s’agit d’analyse SWOT, le problème du “trop grand nombre de cuisiniers dans la même cuisine” ne se pose pas.

Plus la contribution est large, même de la part de ceux qui ne connaissent pas tous les mécanismes de l’entreprise, meilleure est l’analyse. Par exemple, vous constaterez peut-être que le fait d’impliquer les employés dans le processus vous fournit davantage d’éléments sur lesquels fonder les décisions stratégiques résultant de l’analyse. En outre, les clients peuvent également apporter des idées précieuses.

ÉTAPE 2. Organisez une séance de brainstorming

Une fois que vous avez constitué votre équipe, invitez tous les membres à participer à une séance de brainstorming. Ici, vous pouvez dresser une liste de toutes les forces et faiblesses, opportunités et menaces ensemble (solution préférée pour les petites équipes) ; ou bien vous pouvez demander aux participants de dresser et de remettre leur liste individuellement (meilleure solution pour les grandes équipes).

Inclure tout ce qui émerge par rapport à chaque catégorie. À ce stade, ne vous préoccupez pas de l’importance de chaque observation. Le but est de collecter le plus de données possible. Il suffit de les écrire tous.

ÉTAPE 3. Combler les lacunes

Une fois que vous avez recueilli les idées de chacun et obtenu 4 listes principales, il est temps de combler les lacunes, c’est-à-dire de fournir les explications supplémentaires nécessaires. Vous et votre équipe avez la possibilité de poser les questions qui détermineront l’importance de chaque élément de la liste. A ce stade, demandez à chaque membre du groupe de choisir les 3 éléments les plus importants de la liste pour chaque catégorie. Un ordre récurrent apparaîtra très probablement, qui indiquera les éléments sur lesquels il faut se concentrer le plus.

Même si vous devez être seul à travailler sur l’analyse, ne vous inquiétez pas. Dans ce cas, vous serez certainement impliqué dans chaque aspect de l’activité et aurez une idée claire des éléments à prendre en compte. Ouvrez une bouteille de vin ou, si vous préférez, faites-vous une tasse de thé, et… Mettez-vous au travail !

31 questions d’analyse SWOT qui vous guideront

Que vous travailliez seul ou en groupe, il peut être difficile de mettre en route le processus de brainstorming. Les questions ci-dessous vous y aideront, et il est vous suggéré de les lire toutes, afin de ne pas risquer de négliger des facteurs importants.

  • Points forts

Ce sont des facteurs internes positifs qui affectent le rendement de votre activité. Aussi difficiles à changer qu’elles puissent être, elles devraient toujours être sous votre contrôle :

Que faisons-nous ? Que faisons-nous mieux que quiconque ? Quel est notre avantage concurrentiel ? Que faisons-nous de manière unique par rapport aux autres ? Quelles sont les ressources dont nous disposons ? Quels sont les avantages de notre activité de commerce électronique ? Quels sont les avantages pour nos employés ? Quels sont les principaux atouts de notre entreprise ? Qu’est-ce que nos clients aiment dans notre entreprise ?

  • Faiblesses

Ce sont des facteurs internes négatifs qui affectent les performances de votre entreprise. Aussi difficiles à changer qu’elles puissent être, elles doivent rester sous votre contrôle :

Dans quels domaines ne sommes-nous pas bons ? Dans quels domaines nos concurrents sont-ils meilleurs ? Dans quels domaines nos clients se plaignent-ils ? Quels sont les inconvénients de notre équipe ? Quels sont les obstacles que nous rencontrons ? Quelles sont les ressources qui nous font défaut ? Dans quels domaines pourrions-nous nous améliorer ?

  • Opportunités

Ce sont des facteurs externes qui peuvent influencer positivement les performances de votre entreprise. La plupart d’entre elles sont peut-être hors de votre contrôle, mais vous pouvez les utiliser à votre avantage :

Quels changements réglementaires possibles pourraient aider notre entreprise ? Le marché évolue-t-il favorablement ? L’économie actuelle aura-t-elle un effet positif sur notre entreprise ? Quelles sont les opportunités que nous n’avons pas encore connues ? Quelles nouvelles opportunités sont apparues ? Y a-t-il un moyen d’acquérir des ressources utiles que nous n’avons pas encore ?

  • Menaces

Ce sont des facteurs externes qui peuvent affecter négativement les performances de votre entreprise. Dans une large mesure, ils peuvent être hors de votre contrôle, mais vous pouvez toujours concevoir un plan d’urgence pour réduire les dommages :

Qui sont nos concurrents actuels ? Quels concurrents qui viennent d’entrer sur le marché constituent une menace potentielle pour notre activité de commerce électronique ? La taille de notre marché est-elle en diminution ? L’industrie évolue-t-elle d’une manière qui affecte négativement notre activité ? Le coût de nos marchandises augmente-t-il ? Les stocks dont nous dépendons se raréfient-ils ? Les réglementations évoluent-elles au détriment de notre activité ? L’un de nos fabricants est-il peu fiable ?

Comment utiliser efficacement l’analyse SWOT

En tant qu’entrepreneur, vous êtes continuellement appelé à donner la priorité à ce qui attire votre attention. Inévitablement, vous devez prendre des décisions difficiles concernant l’allocation des ressources. Quelle que soit votre réussite, vous devez déterminer et choisir où vous voulez vous concentrer. Dans ce contexte, l’analyse SWOT vous aide à déterminer où votre énergie et vos ressources doivent être dirigées.

ÉTAPE 4. Délimitez les listes

Départ à partir des listes obtenues lors de la séance de brainstorming. Travaillez maintenant à les écumer et à les délimiter jusqu’à ce qu’ils tiennent sur une seule page, s’ils sont disposés dans une matrice 2 x 2 (comme dans l’exemple ci-dessous). Normalement, il est préférable de passer au crible les différentes entrées sur la base de 2 critères : la solidité et la plausibilité.

Par exemple, compter sur un gros client pour la plupart de vos revenus est une très forte faiblesse ; cela vous met dans une position vulnérable, même si vous êtes assez certain de ne pas perdre le client. Au contraire, même si vous ne craignez pas une augmentation de loyer, vous devez prévoir une augmentation si des négociations sont imminentes. Même après avoir créé votre matrice d’une page, conservez les listes complètes pour pouvoir vous y référer ultérieurement. Actuellement, vous ne vous concentrerez pas sur la partie de la liste que vous avez supprimée. Toutefois, le fait de la connaître vous évitera d’ignorer des questions importantes, en particulier lorsque la situation change. Ce qui est moins important aujourd’hui peut devenir critique à l’avenir et vous devez en être conscient. Vous pouvez toujours modifier la liste ou revenir à un point particulier plus tard.

ÉTAPE 5. Créer des stratégies

Pour chacun des éléments de la liste finale, créez une stratégie pour tirer parti des opportunités et des avantages et pour faire face aux menaces et aux faiblesses. Ces stratégies initiales n’ont pas besoin d’être particulièrement articulées, mais vous pouvez décider de les développer plus tard. Dans un premier temps, ne créez qu’un plan d’action général.

Gardez également à l’esprit que les facteurs opposés peuvent interagir et s’équilibrer. Comment pouvez-vous utiliser vos forces pour contrecarrer vos faiblesses ? Comment utiliser les opportunités pour neutraliser les menaces ? Pouvez-vous tirer parti de vos atouts pour saisir les opportunités qui se présentent ? Y a-t-il une faiblesse à laquelle vous devez donner la priorité afin de prévenir une menace ?

Un exemple d’analyse SWOT

Un exemple d’analyse SWOT, conçu pour un commerce en ligne de t-shirts personnalisés. Bien que de nombreux autres facteurs soient apparus au cours du brainstorming, ils ont été sélectionnés comme étant les plus importants.

Quelles stratégies le chef d’entreprise pourrait-il mettre en œuvre pour tirer parti de ces informations ? Rappelez-vous : il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses dans ce contexte.

6 exemples de stratégies pour l’analyse SWOT

Incontestablement, la partie la plus importante de l’analyse SWOT est la manière dont les informations obtenues sont utilisées. Pour vous aider à commencer à réfléchir stratégiquement, voici 6 scénarios hypothétiques et leurs solutions possibles.

  • Scénario 1

Votre bail est presque expiré et vous devez le renégocier. Comme la valeur des propriétés dans la région a augmenté, vous craignez qu’on vous demande un montant prohibitif.

Stratégie : commencer à vendre en ligne pour atténuer le risque.

  • Scénario 2

Utilisez une matière première très demandée, qui se raréfie progressivement et dont le prix augmente donc rapidement.

Stratégie : signez un contrat de cinq ans pour sécuriser votre approvisionnement, en le bloquant à un prix plutôt bas.

  • Scénario 3

Avoir de l’argent supplémentaire disponible.

Stratégie : en réserver une partie pour les urgences et investir le reste pour le développement des entreprises.

  • Scénario 4

La culture sur le lieu de travail est mauvaise et vos employés sont peu performants.

Stratégie : engagez un consultant spécialisé pour vous aider à changer la situation.

  • Scénario 5

Une grande partie du trafic de votre site provient des moteurs de recherche. En cas de modification de l’algorithme et de perte du classement actuel, vous pouvez subir une baisse d’activité importante. Vous devez donc diversifier votre trafic.

Stratégie : commencez à cultiver d’autres sources de trafic, comme les médias sociaux et la publicité payante.

  • Scénario 6

Toute votre activité est gérée par un ordinateur portable et en cas de vol, vous perdrez tout.

Stratégie : installer un programme qui sauvegarde automatiquement vos fichiers chaque nuit.

Conclusions

Certainement, effectuer une analyse SWOT régulière est une opération rentable. Tout d’abord, elle évite le risque de perdre le contact avec votre entreprise, votre équipe et vos clients. Plus important encore, elle vous aide à maintenir votre succès stable, même dans un marché instable.